1. Champ d'application

Chez Quantum Management Services Ltd., Quantum Technology Recruiting Inc. et Alternacare Inc. (collectivement dénommés "Quantum” ou “nous” ou “notre"), nous accordons une grande importance à la protection de la vie privée de nos clients et de leurs informations. Il est essentiel pour nous d'être transparents et de vous fournir des informations sur les types de renseignements personnels que nous recueillons, comment nous utilisons ces informations, à qui nous les divulguons, ainsi que les motifs et les objectifs de cette collecte, utilisation et divulgation. Nous souhaitons également que vous soyez informé de vos droits en matière de confidentialité.

La présente Politique de confidentialité s'applique aux clients qui font appel à nos services de recrutement, y compris les demandeurs d'emploi, les candidats et les employés en mission temporaire, les sous-traitants qui fournissent des services, les personnes qui visitent nos sites web ou les candidats qui postulent pour une offre d'emploi chez nous ainsi qu'à nos activités dans l'ensemble du Canada.

2. Qu'est qu'une « donnée personnelle »?

Une « donnée personnelle » (ou donnée à caractère personnel) désigne toute information qui identifie une personne, se rapporte à une personne, la décrit ou qui est raisonnablement susceptible d'être associée à une personne. Les données personnelles incluent des informations telles que votre nom, vos coordonnées, votre date de naissance, des documents de vérification des antécédents et des données personnelles de santé, ainsi que des informations plus techniques, telles que votre adresse IP, les paramètres de votre navigateur et l'ID de votre appareil, mais uniquement lorsque ces informations peuvent vous identifier en tant que personne. Les informations rendues anonymes conformément aux lois applicables et qui ne peuvent être associées à une personne identifiable ne sont pas considérées comme des données personnelles.

3. Quelles catégories de données personnelles collectons-nous?

En fonction de votre interaction avec nous, nous pouvons collecter des identifiants personnels, des coordonnées, des informations professionnelles ou sur l'emploi, des informations sur les antécédents, des informations sur la santé, le crédit et les finances, ainsi que sur l'activité sur Internet ou sur d'autres réseaux électroniques, de diverses manières détaillées ci-dessous dans la section〝Comment collectons-nous vos données personnelles ? 〞Plus précisément, nous pouvons collecter les types de données suivantes:

• Identifiants personnels, tels que le nom, la date de naissance, l'historique des adresses postales, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, les numéros d'identité nationale (par exemple, le numéro d'assurance sociale), le numéro de compte bancaire, le nom d'utilisateur ou les adresses (IP).
• Informations professionnelles ou liées à l'emploi et autres informations, qui peuvent inclure certaines des informations décrites ci-dessus, ainsi que votre curriculum vitae, votre lettre de motivation, votre formation et vos antécédents professionnels, vos références, votre rémunération et vos avantages, des informations disciplinaires, les commentaires de votre ancien employeur et des informations relatives à l'admissibilité au travail (par exemple, permis de travail temporaire pour étrangers).
• Données personnelles de santé, comme un handicap, des limitations physiques ou d'autres informations pertinentes liées à votre santé.

• Informations financières et de crédit, qui peuvent inclure des informations détaillées sur votre crédit et vos antécédents financiers.
• Dossier pénal et judiciaire, qui peuvent comprendre le casier judiciaire et les infractions.
• Informations relatives à l'activité sur Internet ou d'autres réseaux électroniques (informations techniques lorsque vous visitez nos sites web)y compris lorsque vous vous connectez pour utiliser nos services. Ces informations sont collectées par des moyens automatisés, tels que des témoins (également appelés « cookies »), des jetons autorisés, des balises web et des technologies similaires. Elles peuvent inclure votre adresse IP, l'identifiant de votre appareil, le type de votre navigateur, des données sur les pages web que vous avez visitées sur nos sites web, l'heure et la durée d'une visite, des informations sur votre localisation, vos préférences linguistiques, etc. Pour en savoir plus sur la manière dont nous collectons et utilisons ce type d'informations, voir Comment utilisons-nous vos données personnelles? ci-dessous. Comment utilisons-nous vos données personnelles? ci-dessous.

4. Comment collectons-nous vos données personnelles?

Nous recueillons des données personnelles de diverses manières, y compris directement auprès de vous, via nos sites web et auprès de tiers, plus généralement à partir des sources générales suivantes :

a. Directement auprès de vous

Nous pouvons collecter vos Données personnelles directement auprès de vous, par exemple lorsque :

• Vous soumettez les informations de votre CV ou utilisez nos services.
• Vous créez un compte, visitez l'un de nos sites web ou nous contactez.
• Vous fournissez les informations demandées par Quantum pour compléter votre profil et vous fournir des services.

b. Auprès de tiers

Nous pouvons recueillir des données personnelles sur les demandeurs d'emploi, les candidats, les employés temporaires et les sous-traitants qui fournissent des services, auprès de tiers avec votre consentement, lorsque ces informations sont demandées par des employeurs potentiels. Par exemple, nous pouvons recueillir des données sur vos études, vérifier vos références et effectuer des vérifications d'antécédents judiciaires, de crédit ou d'autres types de vérifications similaires pour le compte de nos clients qui sont des employeurs potentiels.

c.     Via nos sites web

Nous ou nos fournisseurs de services, qui nous aident à maintenir et à exploiter nos sites web, pouvons également collecter automatiquement les informations suivantes relatives à votre accès et à votre utilisation de notre site web par le biais de témoins, de jetons d'autorisation, de balises web et d'autres technologies : votre nom de domaine; votre type de navigateur et votre système d'exploitation; votre type d'ordinateur ou d'appareil mobile; les pages que vous consultez; les liens sur lesquels vous cliquez; votre adresse IP; la durée de votre visite ou de votre utilisation du service, et la manière dont vous utilisez le service.

Nous pouvons utiliser diverses méthodes technologiques pour suivre les habitudes des utilisateurs accédant à nos sites web ou à nos applications et les utilisant, y compris les méthodes suivantes :

Témoins: les témoins (également appelés « cookies ») sont de petits éléments d'information qui sont stockés dans votre navigateur sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Nous utilisons des témoins pour améliorer votre expérience sur nos sites web. Les utilisateurs peuvent avoir la possibilité, à tout moment, de configurer leurs ordinateurs ou leurs appareils pour accepter tous les témoins, pour les avertir lorsqu'un témoin est émis ou pour ne pas recevoir de témoins. Si vous réglez votre navigateur pour qu'il n'accepte pas les témoins, il est possible que vous ne puissiez pas profiter de toutes les fonctionnalités de notre site.

Jetons d'autorisation: nous pouvons vous permettre d'utiliser certains comptes de tiers (par exemple, LinkedIn, Google) pour vous authentifier et vous connecter à certaines parties de nos sites web à l'aide de ces comptes de tiers. Si vous autorisez l'utilisation d'un service tiers pour l'authentification, en fonction de la configuration de ce service tiers, nous pouvons recevoir les identifiants de connexion de l'utilisateur ou un identifiant ou jeton anonyme.

Balises web: les balises web (ou pixels invisibles) sont de petits éléments de données qui sont intégrés dans les images de pages de site web. Nous pouvons utiliser ces méthodes techniques pour analyser les modèles de trafic sur notre site et nos services. Ces méthodes techniques peuvent impliquer la transmission d'informations soit directement à nous, soit à une autre partie autorisée par nous à collecter des informations en notre nom. Nous pouvons également utiliser ces méthodes techniques dans les courriels HTML que nous envoyons pour déterminer si vous avez ouvert ces courriels ou cliqué sur les liens qu'ils contiennent. Les informations issues de l'utilisation de ces méthodes techniques peuvent être collectées sous une forme anonyme.

Analyse par des tiers: nous pouvons utiliser des applications et des dispositifs automatisés, tels que Google Analytics, pour évaluer l'utilisation de nos sites et de nos services. Nous pouvons également utiliser d'autres moyens d'analyse pour évaluer nos services. Nous utilisons ces outils pour nous aider à améliorer nos services, nos performances et l'expérience utilisateur. Ces entités peuvent utiliser des témoins et d'autres technologies de suivi pour fournir leurs services, généralement sur une base agrégée.  

Informations de localisation: nous pouvons déterminer l'emplacement approximatif de votre ordinateur ou de votre appareil à partir de votre adresse IP. Nous recueillons et utilisons ces informations pour, par exemple, calculer le nombre de personnes qui visitent notre site web à partir de certaines régions géographiques.

5. Comment utilisons-nous vos données personnelles?

Nous pouvons utiliser vos données personnelles aux fins suivantes ou à d'autres fins, avec votre consentement ou dans la mesure où la loi le permet ou l'exige :

a.     Objectifs professionnels généraux

Nous pouvons utiliser vos données personnelles à des fins professionnelles générales telles que, la fourniture de nos services de recrutement, la gestion de nos activités et de nos sites web, le traitement des candidatures, la prévention ou la réduction des risques commerciaux, ainsi qu'à des fins liées à la sécurité de l'information, du système ou du réseau.

Plus précisément, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour les objectifs généraux suivants :

• Vous fournir nos services de recrutement et faciliter le processus de recrutement.
• Vérifier que vous répondez aux exigences des postes recherchés.
• Assurer le suivi de votre processus de candidature.
• Prendre des rendez-vous et vous rappeler les rendez-vous à venir.
• Mener des enquêtes.
• Respecter les obligations légales, réglementaires et professionnelles.
• Protéger nos intérêts commerciaux, recouvrer des dettes et défendre nos droits et intérêts légaux.
• Créer, administrer et maintenir votre compte.
• Mettre à jour vos données personnelles.
• Paie et conformité de la paie.
• Répondre à vos questions et demandes de renseignements.

b.      À des fins de recherche et de développement

Nous pouvons utiliser les données personnelles pour comprendre et évaluer vos intérêts et l'évolution de vos besoins en vue d'améliorer nos services et d'en développer de nouveaux, ainsi que pour évaluer les améliorations potentielles ou d'autres modifications de la fonctionnalité de nos sites web. Par exemple, nous pouvons utiliser des services d'analyse web tiers, tels que Google Analytics, pour nous aider à analyser la manière dont les visiteurs utilisent nos sites web. Lorsque la loi l'exige, nous utiliserons des informations anonymisées à ces fins.

c.       À des fins de commercialisation

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous fournir un contenu et des services personnalisés, tels que la personnalisation de nos services, de notre expérience client numérique et de nos offres.

Nous pouvons également utiliser vos données personnelles pour communiquer avec vous de diverses manières (par exemple, par courriel, téléphone, SMS ou courrier direct) au sujet de nos programmes, services ou événements susceptibles de vous intéresser. Si vous ne souhaitez plus recevoir nos messages électroniques commerciaux, veuillez suivre la procédure de désabonnement incluse dans chacun de ces messages. Pour plus d'informations sur ce sujet, voir Quels sont vos choix en matière de protection de la vie privée ?

Quand partageons-nous vos données personnelles avec d'autres organisations?

Quantum peut partager certaines catégories de données personnelles avec des tiers et les leur divulguer dans les circonstances suivantes ou dans la mesure où les lois applicables l'autorisent :

• Employeurs potentiels. Compte tenu de la nature de nos services, nous pouvons, après avoir obtenu le consentement, partager avec nos clients employeurs potentiels des données personnelles sur les demandeurs d'emploi, les candidats et les employés temporaires, telles que l'expérience et les qualifications professionnelles, ainsi que les références, la vérification des diplômes et la vérification des antécédents (y compris la vérification des antécédents judiciaires, pénaux, de crédit et autres types d'informations similaires), lorsque ces informations sont demandées nos clients employeurs potentiels de temps à autre pour des missions potentielles et futures, dans le but d'évaluer la candidature et l'adéquation au poste. Ces employeurs potentiels sont ceux qui déterminent quels types de contrôles et de résultats sont pertinents et nécessaires pour le poste pour lequel ils recrutent et, à ce titre, les demandeurs d'emploi, les candidats et les employés temporaires qui font appel à nos services comprennent que ces employeurs traiteront les données personnelles reçues conformément à leurs propres politiques et procédures de confidentialité.
• Vendeurs, consultants et autres prestataires de services. Nous faisons appel à des fournisseurs et autres prestataires de services pour nous aider à fournir nos services. Dans certaines circonstances, il est nécessaire de donner accès à vos données personnelles à des fournisseurs à des fins spécifiques, y compris, le traitement des salaires et la conformité, les enquêtes gouvernementales, les produits et services pour des catégories telles que l'informatique, la vérification des antécédents, la formation et les tests des candidats et des employés, la plateforme de signature électronique, les récompenses pour les employés, etc. Ces tiers ne peuvent utiliser les données personnelles que dans la mesure où elles sont nécessaires à l'exercice de leurs fonctions et ne peuvent les utiliser que dans le but de fournir les services.
• Sans votre consentement. Dans certaines circonstances, nous pouvons partager des données personnelles sans votre consentement, lorsque la loi l'autorise :
  
  • Dans des situations d'urgence ou de menace pour la sécurité.
  • Pour se conformer à un mandat ou à une autre ordonnance d'un tribunal ou d'une autorité réglementaire compétente.
  • Pour recouvrer des sommes dues.
  • Pour enquêter sur la violation d'un accord ou d'une loi applicable (par exemple, enquête sur un vol potentiel).
  • Pour déterminer ou vérifier l'admissibilité à recevoir des soins de santé ou des biens, services ou prestations connexes.
  • Pour fournir les informations demandées à une personne effectuant un audit, examinant une demande d'accréditation ou examinant l'accréditation.
  • Pour détecter, faire cesser ou prévenir la fraude.
  • Lorsque cela est nécessaire dans le cadre d'une transaction commerciale envisagée ou réalisée, telle qu'un transfert d'actifs ou d'actions ou une fusion, conformément aux exigences légales applicables. Par exemple, nous pouvons mettre vos données personnelles à la disposition de conseillers ou d'acheteurs (potentiels) de notre entreprise si cela est nécessaire pour conclure la transaction et poursuivre l'exploitation de l'entreprise.

7. Quels sont vos choix en matière de protection de la vie privée ?

Pour l'essentiel, la législation canadienne en matière de protection de la vie privée prévoit que si nous vous informons (par exemple, par la diffusion de la présente Politique de confidentialité) des fins auxquelles nous avons l'intention de collecter, d'utiliser ou de divulguer vos données personnelles, et que ces fins sont raisonnables, nous aurons votre consentement implicite pour agir conformément à la Politique de confidentialité.  

Vous avez le choix quant à la manière dont nous traitons vos données personnelles.

a. Modifier vos préférences de communication

Vous pouvez toujours choisir de ne pas recevoir de messages commerciaux ou promotionnels de notre part par courriel en cliquant sur « se désinscrire » dans tout courriel que vous recevez en rapport avec ces activités.

Veuillez noter que même si vous avez indiqué votre choix de ne pas recevoir de messages commerciaux de notre part, nous pouvons toujours communiquer avec vous dans le cadre d'un service, conformément à la loi applicable (par exemple, pour vous envoyer un message concernant nos services ou des informations importantes). En outre, l'enregistrement d'un changement de préférence dans tous nos dossiers peut prendre jusqu'à dix (10) jours ouvrables.

b. Modification des paramètres de votre navigateur sur votre appareil

Nous utilisons la technologie pour améliorer votre expérience et vous présenter des offres, y compris des publicités personnalisées. Grâce à des technologies telles que les témoins (cookies), nos sites web vous reconnaissent lorsque vous les utilisez ou y revenez et peuvent ainsi vous offrir une expérience fluide. Vous pouvez supprimer ou désactiver certaines de ces technologies à tout moment via votre navigateur. Toutefois, si vous le faites, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser certaines fonctions de nos sites web.

Veuillez consulter les instructions de votre navigateur ou l'écran d'aide pour savoir comment bloquer, supprimer et gérer les témoins sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Vous pouvez également utiliser les liens rapides ci-dessous, selon le type de navigateur que vous utilisez : Internet Explorer, Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox et/ou Safari.

c. Limiter la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos données personnelles

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des données personnelles conformément à la présente Politique de confidentialité à tout moment, moyennant un préavis écrit raisonnable, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles.

Le retrait de votre consentement peut affecter notre capacité à continuer à vous fournir les services que vous recevez ou souhaitez recevoir, car l'utilisation et la divulgation continues de vos données personnelles sont nécessaires pour mettre le produit ou le service à votre disposition. Dans certaines circonstances, des exigences légales peuvent vous empêcher de retirer votre consentement.

8. Comment protégeons-nous et gérons-nous vos données personnelles ?

Nous prenons des mesures et des dispositions appropriées pour protéger vos données personnelles. Nous appliquons des politiques et des pratiques qui garantissent la protection de vos données personnelles et la prévention de l'accès non autorisé, de la perte, de l'utilisation abusive, du partage ou de l'altération des données personnelles en notre possession. en œuvre une combinaison de mesures pour protéger vos données personnelles, notamment :

• Des politiques et des procédures internes qui définissent les rôles et les responsabilités de nos employés tout au long du cycle de vie de l'information et qui limitent leur accès à ces informations selon le principe du « besoin de savoir », uniquement aux employés ou agents qui ont besoin d'y accéder pour remplir leurs responsabilités.
• Si des informations sont collectées ou stockées sous forme électronique, des mesures de protection techniques telles que le chiffrement, les pare-feu, les logiciels antivirus et de protection contre les programmes malveillants et d'autres mesures similaires sont mises en place.
• Un Délégué à la protection des données désigné pour veiller au respect par Quantum des lois applicables en matière de protection des données.
• Formation des employés à la protection de la vie privée et à la sécurité des données.
• Procédures de réception, d'enquête et de réponse aux réclamations ou aux demandes concernant nos pratiques de traitement des informations, y compris tout incident de sécurité impliquant des données personnelles.
• Protections contractuelles et autres mesures pour garantir que les fournisseurs de services avec lesquels nous partageons des données personnelles maintiennent des protections et des normes de confidentialité adéquates. Par exemple, nous exigeons généralement de nos fournisseurs de services qu'ils limitent leur utilisation et leur conservation des Données personnelles au temps nécessaire pour fournir leurs services et qu'ils nous informent en cas d'incident de sécurité réel ou suspecté. Nous essayons également de contrôler et d'auditer leur conformité à ces exigences de différentes manières (par exemple, inspections sur place (si possible), enquêtes et entretiens, preuves de certification).

9. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Nous ne conservons vos données personnelles qu'aussi longtemps qu'elles sont raisonnablement nécessaires ou pertinentes pour les objectifs identifiés, ou que la loi ou les associations et collèges provinciaux le permettent ou l'exigent. Nous pouvons conserver certaines Données personnelles pendant une période prolongée, même lorsque vous n'êtes plus notre client ou consultant (par exemple, pour la tenue des registres fiscaux et financiers, la sécurité, la prévention de la fraude et la gestion des opérations commerciales). Une fois devenues inutiles, vos données personnelles sont détruites en toute sécurité ou rendues anonymes, conformément aux lois applicables.

10. Transferts transfrontaliers de données personnelles

Les données personnelles vous concernant peuvent être transférées, stockées, consultées ou utilisées dans une zone géographique autre que celle où vous résidez (par exemple, en dehors de votre province ou du Canada) lorsque vous postulez à un emploi situé dans une zone géographique autre que celle où vous résidez ou dans le cadre de notre recours à des prestataires de services tiers engagés par nos soins. Nous faisons de notre mieux pour nous assurer que tous nos fournisseurs de services tiers prennent des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos informations personnelles (y compris des mesures de protection techniques, administratives et physiques pour protéger vos informations personnelles) et pour s'assurer qu'ils n'utilisent vos informations personnelles qu'à des fins autorisées que nous vous avons communiquées ou qui sont autrement permises par la loi applicable. 

Lorsque les données personnelles se trouvent en dehors de votre province ou du Canada, elles sont soumises aux lois de cette juridiction qui peuvent différer de celles de votre juridiction et toute donnée personnelle transférée dans une autre juridiction sera soumise aux autorités chargées de l'application de la loi, de la réglementation et de la sécurité nationale dans cette juridiction. Sous réserve de ces lois, nous utiliserons, dans la mesure du possible, des mesures contractuelles pour maintenir des protections au moins équivalentes à celles qui s'appliquent au Canada.

11. Accès à vos données personnelles et correction de vos données personnelles

Vous pouvez avoir le droit d'accéder à vos données personnelles et de demander la rectification des informations qui sont inexactes, incomplètes ou qui ne sont plus à jour, sous réserve des exceptions limitées prévues par les lois applicables.

Pour accéder à vos données personnelles et les corriger, veuillez nous contacter par écrit en utilisant les coordonnées pertinentes indiquées dans la section Contactez-nous ci-dessous.

12. Modifications de la Politique de confidentialité

Nous pouvons apporter des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Toute modification que nous apportons entrera en vigueur lorsque nous publierons une version modifiée de la politique sur nos sites web. Si les modifications que nous apportons sont importantes, nous fournirons un avis plus visible et/ou obtiendrons votre consentement lorsque les lois applicables l'exigent. En continuant à utiliser nos services après la publication de la version modifiée de la Politique de confidentialité ou après avoir été informé(e) de cette mise à jour, vous acceptez les modifications apportées à la Politique de confidentialité. Si vous n'acceptez pas les modifications apportées à notre Politique de confidentialité, il vous appartient de cesser d'utiliser nos services. Il relève de votre responsabilité de vous assurer que vous avez lu, compris et accepté la dernière version de la Politique de confidentialité. La « Date d'entrée en vigueur » figurant en haut de la Politique de confidentialité indique la date de sa dernière mise à jour.

13. Nous contacter

Si vous avez des questions ou des réclamations concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées ci-dessous :

Responsable de la protection des données personnelles

Délégué à la protection des données
2000, avenue McGill College, bureau 1800
Montréal (Québec)
H3A 3H3
HR@quantum.ca